מאת: אריה בן-שמואלי מנכ"ל חברת הייעוץ הבינלאומית משיק ומומחה בתחום הרכש ושרשרת האספקה
בתקופה של ירידה בפעילות העסקית כמעט בכל הסקטורים, הזמן שמתפנה הוא הזדמנות ניהולית וארגונית מצויינת לחשיבה איך לשפר את הביצועים העסקיים ולאמץ פתרונות שיזניקו בעתיד את החברה קדימה. בתחום הרכש, בתקופה בה עסקים רבים נדרשים להתייעלות וצמצום הוצאות, אחד הכלים היעילים והמשמעותיים ביותר "להביא את הכסף הביתה" הוא מעבר למודל של רכש ריכוזי שמונע בזבוז כספים.
משיק עובדת בשיתוף פעולה עם פירמת הייעוץ הבינלאומית Kearny הפועלת ביותר מ-60 מדינות, ומתבססת על המתודולוגיות שפיתחה Kearney בתחומים שונים, כגון ניהול סיכונים בשוק הסחורות והרכש. בהקשר זה, מחקרים בינלאומיים השוואתיים שביצעה Kearny בעת האחרונה, מצביעים על פער ניכר בין חברות בעלות רכש מבוזר לבין כאלו הפועלות עם רכש מרוכז בכל הנוגע להיקפי הוצאות הארגון על רכש ולאפשרות להגיע לחסכון כספי משמעותי בסגמנט זה. למעשה, מהמחקרים עלה כי על כל חיסכון של שקל אחד בהוצאות שחברה בעלת רכש מבוזר מצליחה לחסוך, חברה עם רכש מרכזי חוסכת 1.8 ₪!
אין ספק, בכל שלבי שרשרת האספקה הארגונית "שוכב" כסף רב: רכש, הפצה, לוגיסטיקה ומחסנים מהווים כולם הוצאות גדולות, והתנהלות נכונה בתחומים אלו מצמצמת משמעותית את ההוצאות ומשפרת את כושר התחרות של הארגון. בתחום הרכש, כאמור, בעוד שחברות רבות משקיעות משאבים בחיפוש אחר מקורות הכנסה חדשים, לעיתים דווקא ההוצאות הגבוהות הן שפוגעות בפוטנציאל הצמיחה.
אחד הכלים שמסייעים להאיץ את שיעורי הצמיחה ולחסוך עד עשרות אחוזים בעלויות הרכש, הוא מעבר מרכש מבוזר- לרכש ריכוזי. במבנה של רכש מבוזר, כל יחידה מנהלת ומבצעת את כל תהליכי הרכש באופן עצמאי ולעיתים חופף ליחידות הרכש המקבילות בארגון. במבנה זה, גודל החברה לא מנוצל לכוח מול הספקים ולחיסכון פוטנציאלי בעלויות.
ברכש ריכוזי, לעומת זאת, קיימת יחידה מרכזית שמבצעת את כל פעולות הרכש ליחידות הארגון, במטרה לשלוט בהוצאות ולהביא לחיסכון במשאבים. הרכש המרכזי מבצע רכש אסטרטגי, לרבות תהליכי Sourcing, ניהול מדיניות רכש, ניהול ספקים וניהול חוזים, ובד בבד אחראי גם על הרכש הטקטי: תהליך הזמנות ובקרת ביצועים. אף שהרכש הריכוזי מתאים ככפפה ליד במיוחד לארגונים אשר מבצעים רכש זהה בכל היחידות, הרי שהוא מתאים בסיוע ההתאמות הנדרשות למנעד ארגונים רחב, ומביא לחסכון של עשרות אחוזים בעלויות הרכש. המעבר לרכש מרכזי מניב לארגון תועלות בכמה רמות.
ברמה הכלכלית, הרכש הריכוזי תורם לצמצום בהיקף ההוצאות והקטנת הסיכונים הפיננסיים. הרכש הריכוזי גם תורם להתייעלות ברמה התפעולית, תוך יישום מדיניות רכש אחידה, ייעול תהליכי רכש חוצי- ארגון, קיצור הזמן מדרישה להזמנה, ושיפור ניהול הקשר עם הספקים. ולבסוף, רכש ריכוזי מייצר ערך מוסף, תוך יצירת מרכז ידע מקצועי, הנותן שירות לכלל יחידות הארגון ברמת שירות ואיכות גבוהה.
כאשר הרכש מבוזר ומבוצע על ידי גורמים שונים בארגון, התהליך הטומן בחובו כסף רב, נעדר סטנדרטיזציה וסדר. מדיניות רכש מסודרת וריכוזית, הכוללת מדיניות מוסדרת בנושא רכש גומלין, עסקאות עם בעלי עניין, חתירה להסכמי רכש מרוכזים, ניהול סיכונים, תנאי תשלום וביצוע בקרה בעוגנים קבועים, ממקסמת את החיסכון ברכש הארגוני וחוסכת לארגון כולו כסף רב. רכש ריכוזי ידע להשיג את המחיר הנכון, מהמקור הנכון, בזמן הנכון, בכמות הנכונה ובאיכות הנכונה.